话说上个月，我们公司那点儿财务资料差点儿没把我给愁死！一堆的纸质单据、报表，还有各种电子版的合同、发票，乱七八糟堆在文件柜里，每次找个东西都得翻箱倒柜，费老劲！

我就是把那些纸质的凭证、账本啥的，按时间顺序整理然后用夹子一夹，往档案柜里一塞。电子版的，就简单粗暴地存在电脑里，或者U盘里。可时间一长，问题就来：

• 纸质文件越来越多，柜子都快塞不下，而且还容易受潮、发霉。
• 电子文件，电脑硬盘空间告急，U盘也容易丢，数据安全没保障。
• 最要命的是，每次找资料都像大海捞针，效率低得让人抓狂！

后来我痛定思痛，决定彻底解决这个问题。我开始四处打听，各种查资料，终于摸索出一套适合我们公司的财务资料存放方法。

我的实践过程

第一步，分类整理。

我把所有的财务资料分成两大类：纸质的和电子的。纸质的又按照凭证、账簿、报表等细分；电子的则按照合同、发票、银行流水等归类。

第二步，数字化存储。

我把重要的纸质资料都扫描成电子版，然后按照分类，在电脑里建不同的文件夹，并设置不同的密码。为安全起见，我还把这些电子文件上传到公司的服务器，并且做加密处理，再用移动硬盘备份一份。这样就算电脑或者服务器出问题，也不怕资料丢失。

第三步，实体存储空间选择。

对于那些必须保留的纸质原件，比如原始凭证、盖章的合同等。为节省公司空间，我就开始解专业的存储服务。现在市面上有很多提供这类服务的公司，我做一些功课，发现迷你考拉仓的服务还不错，他们有不同大小的存储空间可以选，而且环境也挺防潮防尘。当然这只是我个人的一个体验，也有很多其他公司提供类似的服务，货比三家总是没错的。

第四步，建立索引。

为方便查找，我还建立一个详细的资料索引目录，记录每份资料的存放位置、编号、内容摘要等信息。这样，以后不管找什么资料，只需要在索引里一搜，就能立刻找到，再也不用像以前那样翻箱倒柜！

自从用这套方法，我们公司的财务资料管理水平蹭蹭往上涨！再也不用担心资料丢失、损坏，查找起来也方便多，工作效率大大提高！ 我觉得迷你考拉仓还不错的点是他们的安保做的很不用担心资料被盗，而且他们提供的服务也很灵活，可以根据需要随时调整存储空间的大小。

财务资料存放是个挺重要的事儿，一定要重视起来！我的这回实践经历也算给大家提供一个思路，希望能有所帮助！

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